Trao đổi với PV Thanh Niên, ông Lê Tiến Sĩ, Chánh văn phòng UBND Q.1 (TP.HCM), cho biết ở giai đoạn 2 (từ năm 2025) và giai đoạn 3, các chi nhánh và điểm tiếp nhận chính thức hoạt động sẽ có sự thay đổi rõ về chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền. Các chi nhánh được hình thành trên cơ sở bộ phận một cửa quận, huyện và TP.Thủ Đức, các điểm tiếp nhận hình thành từ bộ phận một cửa của sở ngành, đơn vị và tại UBND phường, xã, thị trấn.
Người dân làm thủ tục tại bộ phận một cửa UBND Q.Gò Vấp, TP.HCM
“Điểm khác biệt lớn nhất là việc tiếp nhận hồ sơ hành chính tại các chi nhánh sẽ không phụ thuộc vào địa giới hành chính, khác với bộ phận một cửa trước đây chỉ tiếp nhận hồ sơ theo địa giới”, ông Sĩ nói.
Bên cạnh đó, mô hình mới cũng sẽ nâng tính chuyên nghiệp và thống nhất trong việc tiếp nhận hồ sơ hành chính. Đơn cử như các thủ tục thuộc thẩm quyền giải quyết của sở ngành, trước đây người dân và doanh nghiệp phải đi đến từng sở ngành để nộp hồ sơ thì nay có thể đến nộp tại chi nhánh 3 cấp (cấp xã, huyện và cấp thành phố) hoặc nộp trực tuyến trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính (TTHC) TP.HCM.
Tương tự, đối với hồ sơ, thủ tục thuộc thẩm quyền của quận, huyện, người dân không cần phải đến đúng quận, huyện như trước đây mà có thể nộp tại chi nhánh 1 cấp (cấp huyện) hoặc nộp trực tuyến.
Phó chánh văn phòng một quận khác nêu thuận lợi của người dân là được giải quyết hồ sơ mọi lúc, mọi nơi, người dân không phải đi gặp nhiều cửa, nhiều ngành. Điều đó có nghĩa, khi người dân không hiểu về TTHC thì có thể đến chi nhánh bất kỳ để hỏi, và nhân viên chi nhánh không được từ chối bất cứ yêu cầu nào. Trước đây, người dân đến bộ phận một cửa của sở hỏi thủ tục thì cán bộ tiếp nhận có thể trả lời không phải thẩm quyền của sở mình, còn nay thì cán bộ phải hướng dẫn, giải đáp.
Dù vậy, vị này cho rằng để trung tâm hoạt động hiệu quả như kỳ vọng thì cần chuẩn bị kỹ 2 yếu tố con người và quy trình. Đơn cử như mô hình Trung tâm phục vụ hành chính công của Singapore, trước khi vận hành chính thức, họ dành 3 tháng tập trung đào tạo, huấn luyện cho toàn bộ đội ngũ tiếp nhận hồ sơ. Không chỉ “thuộc bài” về số lượng, thành phần hồ sơ mà công chức còn phải có khả năng đọc, hiểu nội dung hồ sơ. Nếu không có trình độ, nghiệp vụ bài bản, trường hợp hồ sơ bị thiếu, sai thì người dân lại phải bổ sung dẫn đến mất thời gian.
Về quy trình, dữ liệu dùng chung vẫn là bài toán cần phải sớm hoàn thiện, bao gồm dữ liệu giữa các sở, ngành với nhau và giữa TP.HCM với bộ, ngành. Nếu không có dữ liệu, không có giải pháp công nghệ thì việc luân chuyển hồ sơ từ nơi tiếp nhận đến nơi thụ lý, giải quyết sẽ rất phức tạp. Với cách làm hiện hành, bộ phận một cửa của sở sử dụng phần mềm nội bộ xử lý hồ sơ. Nhưng khi 18 bộ phận một cửa cấp sở không còn và phân bổ về 22 chi nhánh quận, huyện, TP.Thủ Đức, TP.HCM phải có giải pháp để kết nối dữ liệu giữa điểm tiếp nhận dưới quận huyện và bộ phận thụ lý của sở.
Ở góc độ địa phương, Chánh văn phòng UBND Q.1 Lê Tiến Sĩ cho biết sẽ tập trung phối hợp để tháo gỡ những vấn đề phát sinh, nhất là đảm bảo không tăng biên chế nhưng phải hoàn thành nhiệm vụ công việc khi phải chuyển biên chế của địa phương về chi nhánh và điểm tiếp nhận. Quận sẽ phân công, phân nhiệm cho công chức nhiều hơn, ứng dụng công nghệ thông tin hỗ trợ công tác chuyên môn.
Ngoài ra, địa phương cũng phải phối hợp, rà soát, đề xuất để hoàn thiện hơn việc tiếp nhận, số hóa thành phần hồ sơ, kết quả giải quyết TTHC, vận động để người dân nộp hồ sơ trực tuyến.